Kroz više od desetljeće rada tima poslovnih savjetnika za malo i srednje poduzetništvo profilirala se usluga koja povezuje teorijska znanja modernog menadžmenta i uspješnu primjenu kod niza naših klijenata.
U najkraćim crtama predstavljamo bitne elemente usluge. Ukoliko ste doista zainteresirani postaviti dobre organizacijske i upravljačke temelje vaše tvrtke te sustavno razvijati posao obratite nam se za besplatni savjet ili kraću edukaciju.
Pet 'lakih' koraka
Pristup dijelimo u pet faza koje su međusobno povezane. Na početku posla, zajedno s vama, radimo analizu postojeće situacije. Cilj je utvrditi koje korake i u kojem redoslijedu ih treba provesti. Početna analiza obuhvaća u većem ili manjem opsegu sve prikazane elemente vaše organizacije, no često se ugovaraju i izvode samo određeni koraci ili segmenti usluge.
U fazi strateškog usmjerenja radimo analizu vaše okoline, prije svega konkurencije, ali također i analizu postojećih organizacijskih kapaciteta i sposobnosti tvrtke. Ključni rezultati ove faze su:
- re(definirana) misija i vizija
- definirani kritični faktori uspjeha i ključni pokazatelji uspješnosti
- utvrđene poslovne politike
- jasno određeni dugoročni ciljevi i smjerovi djelovanja
- opisane temeljne vrijednosti tvrtke
Struktura
Karakteristične poslove ove faze vezujemo uz sistematizaciju radnih mjesta (staviti link na str.). Najznačajnije aktivnosti su osnovno upoznavanje s vašim temeljnim poslovnim procesima tj. na koji način radite i stvarate vrijednost za vaše kupce i vašu tvrtku.
Značajna je analiza organizacijske strukture gdje nažalost često utvrdimo da nedostaju ili nisu ispravno postavljene / usklađene poslovne funkcije ili nisu dovoljno osviještene / definirane pojedine vitalne poslovne funkcije.
Ključni rezultati ove faze su:
- revidirana organizacijska shema
- jasno određene nadležnosti, odgovornosti, ovlasti
- izrađena sistematizacija radnih mjesta (opisi poslova, katalog RM…)
- stvoreni preduvjeti uvođenje strukturiranog sustava plaća
Procesi
Poslovna izvrsnost leži u dobrom poslovnom modelu i savršenstvu detalja. Detalji se kriju u vašim poslovnim procesima i stoga je tehnički najzahtjevnija faza analiza poslovnih procesa. Analiza se provodi ukoliko želite ostvariti jedan ili više od navedenih ciljeva, npr.:
- uvesti novo informatičko rješenje ili značajno revidirati postojeće (npr. informatizacija i/ili automatizacija poslovanja),
- napraviti redizajn poslovnih procesa (npr. uskladiti ih s najboljom poslovnom praksom, reinženjering poslovnih procesa) ili ako želite
- kontinuirano poboljšavati poslovne procese (npr. ISO 9001, EFQM, poslovna izvrsnost)
Primjer: dajemo prikaz organizacije koja pruža usluge servisa gdje je na početku upit kupca a na kraju zadovoljstvo kupca pruženom uslugom. Jasno, dizajn procesa ali i org. strukture ovisi o: platežnoj moći i broj vaših kupaca, njihovim zahtjevima za kvalitetom, konkurenciji, edukaciji i vještinama vaših ljudi i opremljenosti te mnogim drugim elementima.
Ključni rezultati ove faze su:
- opisani poslovni procesi s međusobnim vezama i tijekovima podataka
- definirani kriteriji za izbor informatičkog rješenja
- prepoznati programi unaprjeđenja procesa uz daljnje usklađenje organizacije
- ispravno kapacitirani resursi (ljudi, oprema, tehnologija…)
- definirani ciljevi i pokazatelji uspješnosti na nivou procesa
- stvoreni preduvjeti za uvođenje varijabilnog dijela plaća
Uspostava sustava praćenje radnog učinka i nagrađivanja djelatnika
Da bi nova organizacija doista oživjela i počela davati očekivane rezultate potrebno je da svi djelatnici znaju kakva razina postignuća se od njih očekuje, na koji način će se to pratiti i mjeriti te kakve će koristi imati od tog tvrtka i oni osobno.
Kada bi pojednostavljeno opisali najvažnije aktivnosti u ovoj fazi tada bi mogli reći da stvaramo mjerljive preduvjete uspjeha organizacije na svim razinama kroz dodjelu odgovornosti i ovlasti svakom pojedincu, imenom i prezimenom, kako za osobne rezultate, tako i za sveukupno poslovanje tvrtke.
Tako na primjer, da bi kolektiv bio uspješan, moramo voditi računa o razvoju i motivaciji ključnih pojedinaca, složenim znanjima i vještinama timova ili pojedinih odjela kao što su npr. prodaja, razvoj. Jasna je odgovornost uprave za sveukupne rezultate i učinak organizacije, nažalost često su poslovni sustavi nesređeni i neodgovarajuće strukturirani tako da zbog detalja ne vidimo cjelinu, tj. uprava se bavi operativom, rješavanjem problema, dnevnim poslovima… i rijetko nalazi vremena baviti se onim što je posao uprave – upravljati tvrtkom, kroz stalno ostvarenje kratkoročne uspješnosti i učinkovitost (operativa, npr. na razini mjeseca) i dugoročne uspješnosti i učinkovitost tvrtke (strategija, npr. godina i dulje).
Neka od ključnih postignuća su:
- razrada operativnih politika, ciljeva, planova i pokazatelja uspješnosti (npr. za: prodaju, nabavu, razvoj, proizvodnju…)
- povezivanje ciljeva i pokazatelja uspješnosti s timovima i pojedincima
- razvoj strukturiranog sustava plaća (npr. prema gore prikazanom modelu)
- poboljšanje sustava nadzora kroz funkciju kontrolinga (npr. prikupljanje podataka o radu i rezultatima rada, pridržavanje poslovnim politikama itd.)
- uspostava funkcije upravljanja ljudskim potencijalima
Razvoj ljudi i organizacije
Organizacijska kultura je sustav vrijednosti, vjerovanja, pravila i običaja koji utječu na ponašanje pojedinca, grupe ili cijelog kolektiva. Organizacijska kultura, naročito u vremenima krize, može biti presudna za uspjeh ili propast cijele tvrtke!
Značajni sastojci u organizacijskoj kulturi su stil upravljanja vodećih menadžera, formalne i neformalne organizacijske vrijednosti koje se razvijaju ili degradiraju kroz vrijeme, te klima ili trenutno raspoloženje ljudi na koje može utjecati niz faktora od loše riječi rukovoditelja, odnosa pojedinaca pa do beznađa u poslovnoj okolini.
Prethodne četiri faze su stvaranje temelja formalizirane organizacijske kulture – jasna pravila igre za sve, od 'gazde' pa do portira. U ovoj fazi se radi na učvršćivanju postavljenih temelja i stalnoj izgradnji uspješne organizacije.
U ovoj fazi se postavljaju ciljevi koji su usmjereni na kontinuirani razvoj organizacije kroz:
- razvoj menadžerskih znanja i vještina, uz razvoj osobnog stila upravljanja
- stalnu brigu oko formalnih i neformalnih vrijednosti organizacije, te njihovo unaprjeđenje
- periodičko mjerenje organizacijske klime, uz poduzimanje preventivnih i korektivnih mjera
- stjecanje navike menadžera da trajno rade na organizaciji, a ne samo u organizaciji
- mjerenje, usporedba i dosizanje najboljih u branši kroz model EFQM poslovna izvrsnost
Tajna uspjeha leži u uključivanju svih ljudi i partnera tvrtke!
